Veilig AI gebruiken met bedrijfsdata: vijf regels voor het MKB

Regel 1: weet waar je data heen gaat

Elke AI-dienst verwerkt data ergens. De vraag is waar, onder welke voorwaarden en of je data wordt gebruikt om modellen te trainen. Zakelijke abonnementen sluiten training op jouw data doorgaans uit, gratis versies vaak niet. Check het, en leg het vast.

Regel 2: scheid de omgeving

Gebruik voor bedrijfswerk nooit het persoonlijke account van een medewerker. Een aparte omgeving met eigen accounts en eigen mappen zorgt dat je weet wat erin zit, en dat er niets meeverhuist als iemand vertrekt. Wij draaien klantomgevingen op eigen beheerde hardware, maar ook binnen clouddiensten kun je scheiden.

Regel 3: minimaliseer wat erin gaat

De AI medewerker die offertes voorbereidt, heeft je prijslijst nodig. Niet je personeelsdossiers. Geef per taak alleen toegang tot wat die taak nodig heeft. Klinkt logisch, gebeurt zelden.

Regel 4: houd een mens tussen AI en klant

Alles wat naar buiten gaat, gaat eerst langs een mens. Dit is niet alleen een kwaliteitsregel maar ook je vangnet: een fout die intern blijft is een leermoment, een fout bij de klant is schade.

Regel 5: zet het op papier

Verwerkersovereenkomst, subverwerkerslijst, afspraken over wat de AI wel en niet mag. Saai? Zeker. Maar als er ooit iets misgaat, is het verschil tussen “we hadden afspraken” en “we dachten dat het wel goed zat” precies het verschil dat telt, ook richting de AVG.