Redactie en AI: AI kan hebben geholpen bij onderzoek, structurering of een eerste concept. Een mens bepaalde de strekking, controleerde bronnen en claims en keurde publicatie goed. Lees het redactiebeleid.
In het kort
- Facturen, btw en bankkoppelingen blijven bij je boekhoudpakket; daar wint software met vaste regels.
- Een AI medewerker bereidt het kenniswerk eromheen voor: mailbox ordenen, stukken samenvatten, klantvragen uitzoeken en dossiers bijhouden.
- Alles wat naar buiten gaat, gaat eerst langs een mens.
- De test per taak: zit er een vast regeltje achter (software) of moet er gelezen en gewogen worden (AI medewerker)?
- Wie dagelijks een uur aan zijn mailbox kwijt is, praat over ruim twintig uur per maand aan kandidaatwerk.
Twee soorten administratie
Administratie is een verzamelnaam voor twee heel verschillende soorten werk. Het eerste is gestructureerd werk met vaste regels: een factuur boeken, btw berekenen, een betaling afletteren. Daar zijn boekhoudpakketten voor gebouwd en die doen dat uitstekend. Het tweede is kenniswerk: lezen, ordenen, samenvatten, opzoeken, formuleren. Dat werk kent geen vaste regels, dus bleef het tot voor kort mensenwerk. Meestal jouw mensenwerk, na zessen.
Herken je het? De boekhouding draait keurig in het pakket, maar tussen half zes en zeven zit jij mails weg te werken, een leverancierscontract door te lezen en een klantvraag uit te zoeken. Dat is net zo goed administratie. Alleen staat er geen software voor klaar, dus doe jij het na sluitingstijd.
Wat een AI medewerker voorbereidt
Precies dat kenniswerk kan een ingerichte AI medewerker klaarzetten. Niet afmaken, wel voorbereiden:
- Mailbox ordenen: binnenkomende post gesorteerd op spoed, actie, ter info en ruis, met concept-antwoorden bij wat een antwoord vraagt
- Stukken samenvatten: het leverancierscontract, de offerte van de accountant, het verslag van twaalf pagina's, teruggebracht tot een samenvatting met de opvallende punten gemarkeerd
- Klantvragen voorbereiden: het uitzoekwerk gedaan, het concept-antwoord klaar, de bron erbij zodat jij het kunt controleren
- Dossiers bijhouden: afspraken en documenten na afloop op de juiste plek, zodat je ze terugvindt als het erop aankomt
Let op het woord voorbereiden. Alles wat naar buiten gaat, gaat eerst langs een mens. De mogelijke winst zit in het eerder klaarzetten van lees-, sorteer- en conceptwerk; Mansotti meet de huidige reactietijd en de pilotuitkomst per klant en doet vooraf geen vaste besparings- of snelheidsbelofte.
Voorwaarde is wel dat de AI medewerker jouw bedrijf kent: je templates, je toon, je afspraken per klant. Zonder die inrichting krijg je generieke antwoorden die je alsnog moet herschrijven, en dan schiet het niet op. De inrichting is het werk; de technologie is het makkelijke deel.
Waar je boekhoudsoftware beter is
Laat je boekhouding waar hij is. Bankkoppelingen, btw-regels, een controleerbaar audittrail: dat is gestructureerd rekenwerk waar software met vaste regels in uitblinkt en waar een taalmodel niets te zoeken heeft. Een AI die "meestal" goed rekent is bij de Belastingdienst geen verdedigbare positie. De twee bijten elkaar overigens niet: de AI medewerker kan binnenkomende facturen prima herkennen en alvast in de juiste map voor je boekhouder zetten. Het boeken zelf blijft bij het pakket, en je boekhouder blijft gewoon je boekhouder.
De test die je zelf kunt doen
Twijfel je bij een taak? Stel één vraag: zit er een vast regeltje achter, of moet er gelezen en gewogen worden? Vast regeltje: software, en die heb je waarschijnlijk al. Lezen en wegen: kandidaat voor een AI medewerker, met een mens die controleert. Tel daarna de uren. Wie elke dag een uur aan zijn mailbox kwijt is, praat over ruim twintig uur per maand.
Zet daar de kosten naast. Bij ons kost een eerste AI medewerker vanaf 950 euro per maand, na een eenmalige onboarding vanaf 2.950 euro inclusief een eigen dedicated Mac mini, alles excl. btw. Twintig uur maal een uurtarief van 65 euro is 1.300 euro per maand aan tijd. Die som maakt de keuze meestal vanzelf.